やよいの青色申告のインストールと初期設定が終わった後はいよいよ記帳の始まりです。
やよいの青色申告は多機能なソフトなので、最初はどこから手を付ければ良いのか分からず、途方に暮れてしまうかもしれませんが、基本を理解してしまえばそれほど難しくはありません。
実際に必要となる機能は全体の中のほんの一部ですので、めんどくさがらず少しずつでも使いながら慣れていくことをオススメします。
以下主に使用する機能を説明します。
- 現金出納帳
事業で使用した経費を現金で払った場合、現金出納帳に記入します。 現金出納帳に記入する経費として例えば以下のようなものがあります。 新聞図書費: 書籍、参考書などを購入した費用。 消耗品: 文房具・PC用品など。 水道光熱費: 電気代など。 現金で購入しなかった場合は現金出納帳は使わず他の帳簿を使用します。 現金出納帳は家計簿のような感覚で使えてわかりやすいので、最初に使ってみるのにおすすめです。ただし家計簿と異なり現金出納帳は事業用の経費を管理するものである事に注意してください。 起動方法 やよいの青色申告を起動します ▲「取引」タブを選択し、「現金出納帳」をクリックします。 入力例: 消耗品として1000円のノートを購入 1,000円のノートを購入した場合を考えます。 以下のように入力します。 相手先勘定科目: 消耗品費 摘要: ノート代金 支出代金: 1,000 ノートの場合、相手先勘定科目は消耗品費のほか、事務用品費なども考えられます。どちらを使っても良いようですが一度決めたらその後も方針を変えないことが重要となります。 入力が完了すると現金の残高が初期値の100,000から、99,000円に減ります。現金の初期値は導入ウィザードで設定した金額です。現金の残高はマイナスにならないように注意しましょう。 - 預金出納帳
事業の売上が振り込まれる通帳は預金出納帳に記入して管理します。 預金出納帳で管理する口座の入出金は全て記入する必要があるので、可能ならば事業専用の口座を家庭用の口座と分けて管理し、記入する量を減らした方が簡単です。 青色申告の場合、事業用の口座から生活用の資金を引き出した時に「事業主貸」という勘定科目を使用します。 起動方法 やよいの青色申告を起動します。 ▲「取引」タブを選択し、「預金出納帳」をクリックします。 入力例 事業用の口座から国民年金が引き落とされた 事業用の口座から国民年金が引き落とされた場合の入力です。 勘定科目と補助科目のセレクトボックスで事業用の口座を選択します。 以下のように入力します。 相手勘定科目: 事業主貸 摘要: 国民年金 支出代金: 16,540 入力が完了すると残高が初期値の20,000円から183,460円に変わりました。初期値は導入ウィザードで設定した金額です。通帳の取引明細を反映していく事になります。 - 売掛帳
売掛帳は得意先ごとの売上を管理するための帳簿です。 青色申告では発生主義で売上を管理しますので、「売上が発生した時点」とその「売上が振り込まれた時点」の二つを入力していくことになります。 売上の振り込みは預金出納帳で入力する事もできます。売掛帳、預金出納帳のどちらで入力しても相互に反映されるのです。 起動方法 やよいの青色申告を起動します。 ▲「取引」タブを選択し、「売掛帳」をクリックします。 入力例: ソフトウェアを販売し売上が口座に振り込まれた あおいろ商店から販売管理システムの注文を受けて、売上が口座に振り込まれた場合の取引を入力します。 5月2日に売上が発生(売上発生日は請求書を発行した日にすることが多いようです)。 5/31に口座に代金が振り込まれた。 売上の入力 日付: 5/2 相手勘定科目: 売上高 摘要: 販売管理システム一式 売上金額: 300,000 売掛金の入力 日付 5/31 相手勘定科目: 普通預金 相手補助科目: あおいろ銀行 摘要: 販売管理システム一式 回収金額: 300,000 入力が完了すると残高が0になります。 - 仕訳日記帳
仕訳日記帳には現金出納帳や預金出納帳、売掛帳に入力した全ての内容(これを仕訳といいます)が転記されていますので、いままで入力した内容を確認するのに便利です。 また仕訳日記帳ではほかの帳簿では入力できない仕訳を直接入力することも可能です。 起動方法 やよいの青色申告を起動します。 ▲「取引」タブを選択し、「仕訳日記帳」をクリックします。 ▲これまでに入力した内容が反映されています。 入力例: 個人の口座から電話代を支払った 個人の口座から電話代を払った場合を考えます。この場合、預金出納帳や現金出納帳を使って仕訳入力することはできません。仕訳日記帳を使って入力します。 以下のように入力します。 借方勘定科目: 通信費 借方金額: 5,000。貸方金額にも自動的に5,000が設定されます 貸方勘定科目: 事業主借を選択します ここでは補助科目や摘要を入力していませんが、実際は適切な値を入力します。 - こんな時どうする
ここでは少し分かりづらい仕訳をどのように入力すれば良いのか、いくつかピックアップして説明したいと思います。 源泉徴収された金額が報酬として振り込まれた 売上として30万円を請求したところ、源泉徴収された金額27万円が口座に振り込まれた場合を考えます。このような仕訳は一行で済ますことができないので「振替伝票」を使って複合仕訳を行います。 まず源泉徴収されていない場合の仕訳は以下の通りとなります。 ▲このままだと振り込まれた金額が30万円となり実際に振り込まれた金額27万円とつじつまがあいません。そこでこの項目を振替伝票に変換します。 ▲日付のあたりを右クリックして「振替伝票に変換」を選択します。 ▲振替伝票の登録画面で、普通預金の借方金額を27万円に変更します。その下に以下のような行を追加します。 勘定科目: 事業主貸 補助科目: 源泉徴収税 借方金額: 30,000 貸借バランスが「0」になると登録可能です。良ければ「登録」ボタンをクリックします ▲売掛帳の画面に戻ると、タイプが「[振伝]」に、相手勘定科目が「諸口」に変換されていることがわかります。 これで完了です。